Mehrere Gründe sprechen dafür, Familienmitglieder in der eigenen Firma zu beschäftigen. Findet ein Familienmitglied gerade keine Arbeit, da es das Studium abgeschlossen hat oder dessen Unternehmen Insolvenz angemeldet hat, möchten Sie ihm etwas Gutes tun, indem Sie es einstellen. Die Ehefrau möchte, nachdem die Kinder auf eigenen Beinen stehen, wieder arbeiten. Sie stellen sie im Büro ein. Sie bekommen einen Schwiegersohn, der Arbeit sucht, und stellen ihn im Unternehmen ein. Familienmitglieder in der Firma einzustellen, verleitet dazu, auf einen Arbeitsvertrag zu verzichten. Das sollten Sie nicht unterschätzen. Wie die Erfahrungen zeigen, kann es zu Problemen kommen. Das Finanzamt und die Sozialversicherungen sind sehr wachsam. Sie sollten daher nicht vernachlässigen, Ihren Familienmitgliedern – auch Ehepartner oder Kindern – einen Arbeitsvertrag zu geben und alle Eckdaten darin festzuhalten.
Ein familienrechtliches Arbeitsverhältnis – das sollten Sie bei der Sozialversicherung beachten
Stellen Sie Familienmitglieder in Ihrem Unternehmen ein, lauern einige Fallstricke. Sind die Familienmitglieder Mitunternehmer oder sind sie Angestellte? Das gilt es zu klären. Sie sollten Ihrem Familienmitglied einen Arbeitsvertrag geben und darin Weisungsrecht, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Urlaubsanspruch und besonderen Kündigungsschutz festhalten.
Nicht zu vergessen sind die sozial- und steuerrechtlichen Folgen bei der Beschäftigung von Familienmitgliedern. Ihr Familienmitglied ist sozialversicherungsrechtlich bei Ihnen beschäftigt. Das verpflichtet dazu, Sozialversicherungsbeiträge für das Familienmitglied zu bezahlen. Sie sollten den Status des Familienmitgliedes genau festlegen. Legen Sie einen falschen Status fest, kann es passieren, dass Sie Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen müssen.
Jetzt geht‘s an die Steuern – woran Sie denken sollten
Familienmitglieder, die Sie in Ihrem Unternehmen beschäftigen, müssen Sie steuerlich behandeln. Für Sie als Arbeitgeber sind die Löhne oder Gehälter, die Sie an die Familienmitglieder zahlen, Betriebsausgaben. Nicht zu vergessen ist, dass das Familienmitglied Lohn oder Gehalt versteuern muss. Sie sollten sich darum kümmern, welche Steuerklasse zutrifft. Bei der steuerlichen Behandlung sollten Sie auf einige Aspekte achten und sich einige Fragen stellen:
- Handelt es sich um eine normale Unterstützung oder Mithilfe?
- Wurden alle im Arbeitsvertrag festgehaltenen Bedingungen tatsächlich umgesetzt?
- Wird die vereinbarte Arbeitszeit tatsächlich eingehalten?
- Wird die im Vertrag vereinbarter Vergütung pünktlich überwiesen?
Bezahlung und Ausübung der Tätigkeit im Betrieb
Stellen Sie Familienmitglieder ein, lauert die Gefahr, dass sie besser bezahlt werden oder weniger arbeiten müssen als die anderen Mitglieder. Sie sollten daher Ihren Familienangehörigen einen Arbeitsvertrag geben und darin Arbeitszeit, Arbeitsdauer, Arbeitsort und Art der Arbeit festhalten. Sie sollten im Arbeitsvertrag vereinbaren, wie es mit der Weisungsgebundenheit aussieht und welchem Weisungsrecht das Familienmitglied unterliegt. Ihnen als Unternehmer, aber auch dem Abteilungsleiter kann der Familienangehörige unterliegen. Richtig große Probleme können bei der Vergütung auftreten, besonders dann, wenn Sie den Ehepartner oder Ihre Kinder einstellen. Bezahlen Sie das Familienmitglied nach Tarif oder ist die Vergütung angemessen und entspricht sie den branchen- oder ortstypischen Gehältern? Das Geld sollte dem Familienmitglied frei zur Verfügung stehen. Wichtig ist auch, dass die Gehaltszahlung als Betriebsausgabe verbucht wird und der Lohnsteuerzahlung unterliegt. Ihr Familienmitglied muss ein eigenes Konto besitzen, auf das Sie das Gehalt überweisen.
Angestellter oder Mitarbeiter?
Große Probleme können bei der Frage auftreten, ob der Familienangehörige Angestellter oder Mitunternehmer ist. Wichtig ist daher, dass der Familienangehörige einen Arbeitsvertrag erhält. Sie sollten auch daran denken, dass Ihr Familienmitglied die Tätigkeit wirklich ausübt und dass es nicht nur auf dem Papier geführt wird. Sie sollten sich auch die Frage stellen, ob Sie statt des Familienmitgliedes eine fremde Arbeitskraft beschäftigen würden, wenn die Arbeit ausgeführt werden muss.
Weiterhin steht die Frage im Raum, ob Ihr Familienmitglied in einem normalen Angestelltenverhältnis steht oder ob es Mitunternehmer ist.
Entscheidung über die Mitunternehmerschaft des Familienmitglieds
Stellen Sie ein Familienmitglied ein, müssen Sie sich entscheiden, ob Sie es als Arbeitnehmer oder als Mitunternehmer beschäftigen. Das Problem liegt in der steuerlichen Behandlung. Für die Vergütung der Tätigkeit des Familienmitglieds, aber auch für die Hingabe von Darlehen könnte das Familienmitglied eine Gewinnbeteiligung erhalten. Es handelt sich dabei um Sondervergütungen für das Familienmitglied. Wird Ihr Familienmitglied als Mitunternehmer beschäftigt, muss es unternehmerische Risiken mittragen und eigene Initiativen entfalten. Ist Ihr Familienmitglied Mitunternehmer, muss kein schriftlicher Arbeitsvertrag geschlossen werden. Für die Mitunternehmerschaft sprechen einige Faktoren:
Der Familienangehörige arbeitet länger als vergleichbare Mitglieder und erhält dafür keine Vergütung. Um Mitunternehmer zu sein, sollte das Familienmitglied Geschäftsanteile besitzen. Ist das Familienmitglied Mitunternehmer, muss es Entscheidungen im Unternehmen beeinflussen können. Als Mitunternehmer kann das Familienmitglied am Gewinn oder am Umsatz beteiligt sein. Das Familienmitglied kann Ihrem Unternehmen ein Darlehen gewähren oder für Sie eine Bürgschaft übernehmen. Ist Ihr Familienmitglied als Mitunternehmer beschäftigt, besteht keine Sozialversicherungspflicht.
Unternehmer vs. Angestellt: Verfügungsmacht über die Betriebskonten
Ein wichtiges Kriterium bei der Einstellung von Familienmitgliedern ist, ob das Familienmitglied uneingeschränkte Verfügungsmacht über die Betriebskonten hat. Darf das Familienmitglied Geld von den Betriebskonten abheben und darf es Kredite für das Unternehmen aufnehmen? Ist das Familienmitglied zeichnungsberechtigt, wenn es um finanzielle Entscheidungen geht? Sie sollten mit Ihrem Familienmitglied genau vereinbaren, welche finanziellen Kompetenzen es hat. Ist Ihr Familienmitglied Mitunternehmer, sollten Sie trotzdem einen Vertrag vereinbaren und genau festhalten, welche Rechte und Pflichten Ihr Familienmitglied hat. Sie sollten vertraglich festhalten, welche finanziellen Kompetenzen das Familienmitglied hat.
Auf Ihre Bonität im Betrieb achten
Egal, ob Sie ein Familienmitglied sozialversicherungspflichtig als Angestellten oder als Mitunternehmer beschäftigen, kommt es darauf an, dass Sie Ihre Bonität nicht aus den Augen verlieren. Das ist wichtig, wenn Sie einen Unternehmenskredit bei einer Bank aufnehmen, aber auch, wenn Sie ein Förderdarlehen bei der KfW Bankengruppe oder einer Förderbank Ihres Bundeslandes beantragen. Sie sollten zuvor klären, wie Sie Ihr Familienmitglied beschäftigen. Unternehmer und Selbstständige können ihre Bonität kostenlos auf Bankenscore prüfen. Dort können Sie auch fehlerhafte Eintragungen korrigieren. Ihre Bonität können Sie verbessern, indem Sie Ihre Rechnungen immer sehr zeitig bezahlen und Skonto ziehen. Sie verbessern Ihre Bonität auch, indem Sie immer für genügend flüssige Mittel im Unternehmen sorgen. Benötigen Sie eine Finanzierung, bekommen Sie dazu ein Angebot von Bankenscore, das genau zu Ihrer Bonität passt. Dieses Angebot wird Ihnen direkt online zugestellt. Benötigen Sie ein Förderdarlehen für Ihr Unternehmen, können Sie sich auch an einen unserer Partner wenden, der Ihnen ein Förderdarlehen vermitteln kann. Solche Förderdarlehen können Sie für vielfältige Projekte erhalten. Sie sind deutlich zinsgünstiger als ein Bankenkredit. Die KfW Bankengruppe bietet unterschiedliche Programme an, bei denen Sie Geld bis zu einer bestimmten Höhe erhalten kann. Wichtig ist nur, dass Sie alle Eckdaten bei der Beschäftigung eines Familienunternehmens festhalten.